Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości
Nexacore Solutions zapewnia bezpieczny i poufny kanał zgłaszania nieprawidłowości. Tutaj znajdziesz szczegółowy opis procedury — jakie zachowania kwalifikujemy jako nieprawidłowości, jak zgłaszać, jakie prawa ma zgłaszający oraz jak dbamy o ochronę danych.
Zakres procedury
Procedura dotyczy zgłaszania realnych podejrzeń naruszeń prawa, etyki lub wewnętrznych zasad Nexacore Solutions, w tym:
- oszustw, nadużyć finansowych lub defraudacji;
- naruszeń przepisów prawa pracy (np. zmuszanie do pracy, nierówne traktowanie);
- przestępstw przeciwko mieniu lub bezpieczeństwu pracowników;
- nieuprawnionego udostępniania danych osobowych lub naruszeń RODO;
- fałszowania dokumentów, korupcji lub wtórnych praktyk nieuczciwych;
- powtarzalnych naruszeń standardów rekrutacyjnych, molestowania lub mobbingu.
Wyłączenia: Procedura nie służy do rozstrzygania sporów o charakterze wyłącznie cywilnym między stronami (np. drobne nieporozumienia kontraktowe), które wymagają odrębnych procedur lub ścieżek prawnych. W takich przypadkach poinformujemy zgłaszającego o alternatywnych możliwościach rozwiązania sporu.
Jak zgłaszać — dostępne kanały (informacyjne)
Aby zachować spójność z polityką bezpieczeństwa, niniejszo katalogujemy dostępne metody zgłoszeń w formie informacyjnej. Wdrożenie technicznych kanałów (formularz, skrzynka e-mailowa, wewnętrzny system) ustala dział IT i dział prawny. Poniżej podajemy wymagane elementy zgłoszenia.
Elementy, które powinny znaleźć się w zgłoszeniu
- krótki tytuł sprawy;
- szeroki opis zdarzenia (kto, co, gdzie, kiedy);
- dane kontaktowe zgłaszającego (opcjonalnie anonimowość — patrz część o ochronie zgłaszających);
- dowody (zrzuty ekranu, dokumenty, nagrania, świadkowie);
- oczekiwane rezultaty lub działania, które zdaniem zgłaszającego powinny zostać podjęte.
Notka: jeżeli chcesz zgłosić anonimowość, podaj jak najwięcej szczegółów i dowodów, by umożliwić nam przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Ochrona zgłaszających (sygnalistów)
Nexacore jest zobowiązane do zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości:
- zakaz stosowania działań odwetowych — zwolnień, degradacji, zastraszania;
- poufność tożsamości zgłaszającego, o ile nie zażąda on ujawnienia;
- możliwość złożenia zgłoszenia anonimowego (jednakże z ograniczeniami dowodowymi);
- dostęp do wsparcia i ochrony psychologicznej / HR w uzasadnionych przypadkach;
- możliwość kierowania sprawy do organów zewnętrznych (np. UODO, PIP, organy ścigania) jeżeli sytuacja tego wymaga.
Uwaga: ochronę sygnalistów reguluje również prawo krajowe i unijne (np. Dyrektywa UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii). W przypadku zgłoszeń o charakterze karnym współpracujemy z organami ścigania.
Przebieg postępowania — etapy
Ochrona danych osobowych w zgłoszeniach
Zgłoszenia mogą zawierać dane osobowe. Nexacore przetwarza je zgodnie z RODO i wewnętrzną polityką prywatności:
- dane będą przetwarzane wyłącznie w celu wyjaśnienia zgłoszenia;
- dostęp do informacji otrzymają wyłącznie osoby upoważnione;
- dane przechowujemy przez okres nie dłuższy niż niezbędny do realizacji celów postępowania;
- zgłaszający ma prawo dostępu, sprostowania i żądania usunięcia danych zgodnie z RODO (o ile obowiązki prawne nie wymagają przechowywania dokumentacji).
W przypadku zgłoszeń anonimowych prosimy pamiętać, że ogranicza to możliwość przeprowadzenia pełnego dochodzenia; mimo to staramy się każdorazowo analizować dostępne dowody.
Możliwe działania naprawcze
W zależności od wyników procedury, możliwe rezultaty mogą obejmować:
- wewnętrzne korekty procesów i procedur;
- szkolenia i działania naprawcze dla zespołu;
- konsekwencje dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych;
- odzyskanie środków lub rekompensaty, jeżeli zaszła szkoda finansowa;
- złożenie zawiadomień do organów zewnętrznych (np. organy ścigania, UODO, PIP).
Jak przekazać zgłoszenie (informacja tekstowa)
Wersje techniczne kanałów zgłaszania ustala dział IT i dział prawny. Poniżej podajemy informacje, które powinny się znaleźć w zgłoszeniu oraz dane kontaktowe w formie tekstowej.
Co zawrzeć w zgłoszeniu
- dane zgłaszającego (opcjonalnie anonimowo);
- opis zdarzenia i dowody;
- osoby lub działy, których dotyczy zgłoszenie;
- preferowany sposób kontaktu (jeśli chcesz otrzymać odpowiedź).
Adres e-mail do zgłoszeń (tekstowo): contact@nexacorepoland.com
Alternatywnie: zgłoszenia można kierować pisemnie na adres firmy: Nexacore Solutions Sp. z o.o., ul.Ludna 2 ,00-406 Warszawa
Postępowanie po zgłoszeniu
Po otrzymaniu zgłoszenia rejestrujemy je i dokonujemy wstępnej oceny. Tam, gdzie jest to możliwe, informujemy zgłaszającego o przyjęciu sprawy i przewidywanym terminie zakończenia postępowania.
Postanowienia końcowe
Procedura jest częścią systemu zarządzania zgodnością Nexacore Solutions. Dokument jest przeglądany regularnie i aktualizowany w świetle zmieniających się przepisów oraz doświadczeń praktycznych.
Data ostatniej aktualizacji: wewnętrznie wskazana w dokumentacji firmy.